在ERP系統(tǒng)中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括物料檔案、供應(yīng)商檔案、客戶檔案及會計科目等，基礎(chǔ)信息是整個系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、全面性和完整性不夠的話，會嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實施難度和系統(tǒng)運行效率，而且尤以物料檔案的影響最為突出。
　　這是我兩年前實施的一個項目，系統(tǒng)運行到現(xiàn)在已經(jīng)有兩年多了，由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)－物料檔案在系統(tǒng)實施前準(zhǔn)備不完整，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的運行效率，挫傷了用戶的積極性。
　　用戶在系統(tǒng)實施前進行物料檔案整理，他們對物料進行了非常細(xì)致和比較科學(xué)的分類，但在物料檔案的量上才整理了不到4000條，由于企業(yè)在手工處理階段對物料管理不細(xì)，倉庫沒有按物料單獨登記帳冊，對一收一發(fā)的物料全部登記流水帳，而且記錄信息不清，加上部門與部門間的協(xié)調(diào)性差，導(dǎo)致在整理物料檔案時無據(jù)可查。（根據(jù)我們以往的實施經(jīng)驗，物料檔案量達到10000到15000條才能滿足物流系統(tǒng)的正常運行）
　　因為上述情況，系統(tǒng)在運行時，物料檔案的增加成了一個非常繁重的工作。
　　該系統(tǒng)運行了兩年多，到現(xiàn)在物料檔案已有12500多條，也就是說在兩年的時間里物料檔案增加了8500條，按年標(biāo)準(zhǔn)工作日算，平均每天增加17條。由于物料檔案涉及到的使用部門和人員比較多，增加物料檔案增加必須設(shè)置專人并且按照一定的流程進行，才能保證物料檔案的準(zhǔn)確性，因此就增加物料檔案一項，給系統(tǒng)維護和操作人員帶來了非常大的麻煩，公司為此配備了專門的操作人員，并且多次開會協(xié)調(diào)檔案增加流程控制、也由于物料檔案的不完整影響了系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)處理的及時性，影響了系統(tǒng)的運行效率，引起了系統(tǒng)操作人員的嚴(yán)重不滿，極大的降低了系統(tǒng)的美譽度。
　　綜上所述，物料檔案在系統(tǒng)運行過程中作用非常重要，為保證系統(tǒng)基本正常的運行，期初物料檔案的整理量必須達到10000到15000條以上。